*منظور از صداي مناسب براي امور تلفني دفتر کار چيست؟
صدايي که گرم، دوستانه، جدي و تأثير گذار باشد.
*چگونه بايد به تلفن کاري پاسخ داد؟
اين امر به نوع کار مؤسسه بستگي دارد.
با گوش راست به تماس هاي کاري گوش کنيد چون گوش راست به نيمکره چپ مغز يعني مرکز منطقي آن مرتبط است.
نحوه پاسخگويي منشي يک جراح متخصص سرطان، بايد با منشي يک صاحب نمايشگاه ماشين متفاوت باشد. منشي بايد شرايط کاري را بسنجد و تصور دقيقي از رئيس و شرکت مربوطه را به عموم ارائه دهد.
صحبت همزمان با تلفن و با شخص ديگري حاضر در دفتر، دور از ادب است. وقتي با کسي تلفني صحبت مي کنيد بايد همه توجه خود را به مکالمه معطوف کنيد حتي نبايد چيزي بخوريد يا بجويد...
نبايد براي مسائل کاري با منزل افراد تماس گرفت مگر اين که مورد اضطراري پيش آمده باشد. اگر براي مورد کاري با منزل کسي تماس گرفتيد ابتدا از صميم قلب از همکار و همسرش به خاطر اين مزاحمت معذرت خواهي کنيد.
دستگاه پيغام گير تلفني معمولاً مي تواند در زمينه راهنمايي، جايگزين منشي شود. با دقت پيغام خود را ضبط کنيد و توجه داشته باشيد که هر چه مد نظرتان بوده در دستگاه ضبط شده باشد.
راهنماي برخورد هنگام مکالمه تلفني
1- در صورت امکان پيش از پاسخ به تلفن بايستيد. اين کار احساس تسلط شما را بيشتر مي کند.
2- تلفن را فوراً پاسخ دهيد؛ در صورت امکان حداکثر پس از سه زنگ.
3- با گوش راست به تماس هاي کاري گوش کنيد چون گوش راست به نيمکره چپ مغز يعني مرکز منطقي آن مرتبط است.
4- در ابتداي صحبت، نام و پست اداري خود را بگوييد.
5- نام تماس گيرنده را بپرسيد و از آن هنگام مکالمه استفاده کنيد.
6- گوش دهيد و سعي کنيد حرف طرف مقابل را قطع نکنيد.
7- حواس خود را به مکالمه جمع کنيد. سعي نکنيد دو کار را با هم انجام دهيد.
8- وقتي تماس گيرنده صحبت مي کند به نوعي واکنش نشان دهيد و از عبارات و اصواتي استفاده کنيد تا وي بداند شما به دقت گوش مي دهيد.
9- پس از يادداشت نمودن مطلبي که تماس گيرنده گفته، آن را مجدداً براي وي بخوانيد تا مطمئن شويد پيغام را درست گرفته ايد.
10- اگر شخصي در زمان نامناسب تماس گرفت، براي وي توضيح دهيد که فعلاً نمي توانيد صحبت کنيد، شماره تلفن و نام وي را يادداشت نماييد و بگوييد که مجدداً تماس خواهيد گرفت.
11- هنگام صحبت لبخند بزنيد، چرا که در صدايتان به خوبي منعکس مي شود!
